E-FATURA VE KAĞIT FATURA DÜZENLEME-İTİRAZ VE KAYIT SÜRELERİ

Bursa, 09.Nisan.2015           

 

E-FATURA VE KAĞIT FATURA DÜZENLEME-İTİRAZ VE KAYIT SÜRELERİ

               

                2014 ve 2015 yıllarında E-Fatura, E-Defter ve KEP gibi elektronik fırtınalar esmekte, muhasebe mesleğinin çalışanları bu fırtına ile nasıl baş edeceğini kara kara düşünmekte, her tarafta çok çeşitli çalışmalar yapılmaktadır.

                Bu yazımızda önce 2010 tarihli bir yazımızda işlediğimiz fatura düzenleme, itiraz ve kayıt sürelerini bir daha ele alarak E-fatura konusunu da işleyelim istedim.

               

Yazımızda özellikle 3 konuyu öne çıkarıyoruz.

 

1.     Faturanın alıcıya ulaşmasından itibaren itiraz süresi

2.     Malın alındığı veya satıldığı tarihten itibaren faturanın tanzim süresi

3.     Faturanın tanziminden itibaren kanuni kayıtlara alınması süresi

 

1.FATURANIN ALICIYA ULAŞMASINDAN İTİBAREN İTİRAZ SÜRESİ.

 

 Faturanın ispat kuvveti, yargıda geçerli olabilmesi için bu bölüm

çok önemli olduğu için öne alınmıştır.

               

6102 sayılı Türk Ticaret Kanununun 21. maddesinde fatura ve teyit mektubu  konusu ele alınmış olup özellikle Türk Ticaret Kanunu açısından faturada bulunması gerekli olan bilgiler ve bilhassa faturanın içeriğine itiraz edilebilmesi konusu düzenlenmiştir.

 

3. Fatura ve teyit mektubu

MADDE 21- (1) Ticari işletmesi bağlamında bir mal satmış, üretmiş, bir iş görmüş veya bir menfaat sağlamış olan tacirden, diğer taraf, kendisine bir fatura verilmesini ve bedeli ödenmiş ise bunun da faturada gösterilmesini isteyebilir.

(2) Bir fatura alan kişi aldığı tarihten itibaren sekiz gün içinde, faturanın içeriği hakkında bir itirazda bulunmamışsa bu içeriği kabul etmiş sayılır.

(3) Telefonla, telgrafla, herhangi bir iletişim veya bilişim aracıyla veya diğer bir teknik araçla ya da sözlü olarak kurulan sözleşmelerle yapılan açıklamaların içeriğini doğrulayan bir yazıyı alan kişi, bunu aldığı tarihten itibaren sekiz gün içinde itirazda bulunmamışsa, söz konusu teyit mektubunun yapılan sözleşmeye veya açıklamalara uygun olduğunu kabul etmiş sayılır.

 

                FATURAYA İTİRAZ SÜRESİ 8 GÜNDÜR.

 

                Türk Ticaret kanununun 21. maddesi faturanın alındığı tarihten itibaren içeriğine (8) gün içinde itiraz edilebileceğini, aksi takdirde faturanın içeriği yanlış bile olsa kabul etmiş sayılacağını açıklamaktadır.

Türk Ticaret Kanunu bu maddesi ile ticari uygulamayı düzenlemiştir. Bütün işletmelerin, firmaların bu (8) günlük süreyi önemsemeleri ve faturanın firmaya geldiği tarihten itibaren satınalma, kalite kontrol gibi muhtelif kısımlar tarafından yapılan uygunluk denetiminin (8) sekiz gün içinde tamamlanması gereklidir. Aksi takdirde faturanın isbat kuvvetinde zayıflama olur ve yargıda karşı taraf daha güçlü hale gelir.

 

                Türk Ticaret Kanununa göre faturayı aldık ve kontrolünü (8) gün içinde yaparak muhasebenin ilgili birimine ulaştırmak mecburiyetinde olduğumuzu böylece anladık diyoruz. Peki ama diğer yasalarda fatura nedir, ne değildir, kimler fatura vermek ve almak zorundadır ve hangi sürede fatura tanzim edilip firmaya ulaştıracaktır. Bu konular ise Vergi Usul Kanunumuzda düzenlenmiştir.

 

2.     MALIN ALINDIĞI VEYA SATILDIĞI TARİHTEN İTİBAREN FATURANIN TANZİM SÜRESİ

 

Bu maddenin açıklaması için vergi usul kanununun ilgili ispat edici

kağıtlar ve kayıtların tevsiki (yani ispat edilmesi konusundaki hükümlerinden yararlanmak zorundayız.

 

 

Türk Ticaret Kanununun ticari hükümleri önde tutarak yaptığı fatura tarifine karşılık vergi usul kanununun fatura tarifi, şekli ve nizamı (esasları) ile kullanma mecburiyeti aşağıdaki gibidir.

   VUK Madde 229 – Faturanın tarifi

Fatura, satılan emtia veya yapılan iş karşılığında müşterinin borçlandığı meblağı göstermek üzere emtiayı satan veya işi yapan tüccar tarafından müşteriye verilen ticari vesikadır.

      VUK Madde 230 – Faturanın Şekli

    Faturada en az aşağıdaki bilgiler bulunur:

    1. Faturanın düzenlenme tarihi seri ve sıra numarası;

    2. Faturayı düzenleyenin adı, varsa ticaret unvanı, iş adresi, bağlı olduğu vergi dairesi ve hesap numarası;

    3. Müşterinin adı, ticaret unvanı, adresi, varsa vergi dairesi ve hesap numarası;

    4. Malın veya işin nev'i, miktarı, fiyatı ve tutarı;

4.     Satılan malların teslim tarihi ve irsaliye numarası,

    Şu kadar ki nihai tüketicilerin tüketim amacıyla perakende olarak satın aldıkları

 VUK  Madde 231 – Fatura Nizamı

  Faturanın düzenlenmesinde aşağıdaki kaidelere uyulur:

    1. Faturalar sıra numarası dahilinde teselsül ettirilir. Aynı müessesenin muhtelif şube ve kısımlarında her biri aynı numara ile başlamak üzere ayrı ayrı fatura kullanıldığı takdirde bu faturalara şube ve kısımlarına göre şube veya kısmın isimlerinin yazılması veya özel işaretle seri tefriki yapılması mecburidir.

    2. Faturalar mürekkeple, makine ile veya kopya kurşun kalemi ile doldurulur.

    3. Faturalar en az bir asıl ve bir örnek olarak düzenlenir. Birden fazla örnek düzenlendiği takdirde her birine kaçıncı örnek olduğu işaret edilir.

    4. Faturaların baş tarafında iş sahibinin veya namına imzaya mezun olanların imzası bulunur.

    5. Fatura, malın teslimi veya hizmetin yapıldığı tarihten itibaren azami yedi (7) gün içinde düzenlenir. Bu süre içerisinde düzenlenmeyen faturalar hiç düzenlenmemiş sayılır.

    6.) Bu Kanunun 232 nci Maddesinin birinci fıkrasına göre fatura düzenlemek zorunda olanlar, müşterinin adı ve soyadı ile bağlı olduğu vergi dairesi ve hesap numarasının doğruluğundan sorumludur. (Ancak bu sorumluluk, aynı Maddenin 2 nci fıkrasının uygulandığı halleri kapsamaz.) Fatura düzenleyenin istemesi halinde müşteri kimliğini ve vergi dairesi hesap numarasını gösterir belgeyi ibraz etmek zorundadır.

 

 

 

 

 

    VUK Madde 232 – Fatura Kullanma Mecburiyeti

Birinci ve ikinci sınıf tüccarlar kazancı basit usulde tespit edilenlerle (...) defter tutmak mecburiyetinde olan çiftçiler:

    1. Birinci ve ikinci sınıf tüccarlara;

    2. Serbest meslek erbabına;

    3. Kazançları basit usulde tesbit olunan tüccarlara; (...)

    4. Defter tutmak mecburiyetinde olan çiftçilere;

    5. Vergiden muaf esnafa.

    Sattıkları emtia veya yaptıkları işler için fatura vermek ve bunlar da fatura istemek ve almak mecburiyetindedirler.

     Yukarıdakiler dışında kalanların, birinci ve ikinci sınıf tüccarlar ile kazancı basit usulde tespit edilenlerden ve defter tutmak mecburiyetinde olan çiftçilerden (...) satın aldıkları emtia veya onlara yaptırdıkları iş bedelinin 880 lirayı geçmesi veya bedeli 880 liradan az olsa dahi istemeleri halinde emtiayı satanın veya işi yapanın fatura vermesi mecburidir.

                Bu bölümde özellikle faturanın Vergi Usul Kanunu açısından hangi bilgileri taşıması gerektiği, hangi miktarlar için fatura tanzim edilmesi gerektiği ve özellikle faturanın malın tesliminden itibaren tanzim edilme süresi açıklanmaktadır.

                FATURA MAL TESLİMİNDEN İTİBAREN 7 GÜN İÇİNDE TANZİM EDİLİR.

Faturanın malın teslimi anında aynı tarihle veya yine teslim ve sevk irsaliyesi tarihinden itibaren (7) gün içinde tanzim edilmesi esastır. Ancak, fatura tanziminde gerek Vergi Usul Kanunu açısından ve gerekse Katma Değer Vergisi Kanunu açısından bu (7) günlük tanzim süresinin geçerli olmayacağı durumlar vardır.

Genel prensip faturanın ay atlamamasıdır. Eğer ayın 15 inde mal teslim alınmış ve irsaliye tanzim edilmişse, 7 gün içinde yani 21 inde fatura tanzim edilebilir, ancak mal ayın 26 sında teslim edilmişse faturanın tanzim tarihi ya 26 olacak veya en son (7) günlük süre içinde olan ayın 30 veya ( 31 ) i olabilecektir. Okuyucular ve uygulayıcıların bu özel duruma dikkat ederek fatura tanzim etmeleri ve fatura tanziminde ay atlanmaması gereklidir. 

        3. FATURANIN TANZİMİNDEN İTİBAREN KANUNİ KAYITLARA ALINMASI SÜRESİ

    Madde 219 -   Kayıt Zamanı

Muameleler defterlere zamanında kaydedilir. Şöyle ki:

    a) Muamelelerin işin hacmine ve icabına uygun olarak muhasebenin intizam ve vuzuhunu bozmayacak bir zaman zarfında kaydedilmesi şarttır. Bu gibi kayıtların (10)  on günden fazla geciktirilmesi caiz değildir.

    b) Kayıtlarını devamlı olarak muhasebe fişleri, primanota ve bordro gibi yetkili amirlerin imza ve parafını taşıyan mazbut vesikalara dayanarak yürüten müesseselerde, muamelelerin bunlara işlenmesi, deftere işlenmesi hükmündedir. Ancak bu kayıtlar, muamelelerin esas defterlere 45 (kırkbeş) günden daha geç intikal ettirilmesine cevap vermez.

    c) Günlük kasa, günlük, perakende satış ve hasılat defterleri ile serbest meslek kazanç defterine muameleler günü gününe kaydedilir

                Buraya kadar yapılan açıklamalardan şu sonuçlara varıyoruz.

 

a.     Bir malın faturası teslim tarihinden itibaren 7 gün içinde veya diğer

bir ifade ile  en geç (7) gün içinde tanzim edilecektir. 

b.     Tanzim edilen faturanın içeriğinde olan mal ve hizmetlerin miktarı,

tutarı ve cinsine ait itirazlar (8) gün içinde yapılacaktır. Dolayısıyla işletmelerin veya firmaların organizasyonlarını fatura incelemelerini 8 gün içinde bitirip itiraz edebilecek şekilde düzenlemeleri ve bu faturaları en kısa sürede muhasebe kayıtlarına alabilmek için muhasebeye iletmeleri gerekir.

c.      Faturaların normal olarak (10) gün içinde, fiş, primanota gibi

vesikalarla yapılan kayıtlarda ise 45 gün içinde muhasebeye kaydedilmesi gerekir.

        Bu yazımızda belirtilen esaslara uyulduğu takdirde, herhangi bir

ihtilaf, anlaşmazlık halinde mahkemelere başvurulduğunda firmamız ispat kuvveti açısından karşı tarafa karşı daha üstün durumda olacaktır. Zamanında yapılan fatura tanzimi ve muhasebe kayıtları sonucunda ise firmanın bilanço ve kar zarar hesapları her ay sonunda 10-15 gün içinde tanzim edilebilecek ve firmalar atacağı adımlar için sağlam bilgi ve belgelere sahip olacak ve ilerisi için daha sağlıklı kararlar verebilecektir.

 

                KLASİK FATURA MEVZUATI BUNLARDIR. ŞİMDİ GELELİM ELEKTRONİK FATURA DÜZENLEMESİNE:

 

                E-fatura mevzuatından alıntılar yapmadan önce genel hükümleri sıralayalım.

1.     E-fatura da aynen kağıt fatura gibi Vergi Usul Kanununun tanzim, teslim,  bildirme, itiraz sürelerine sahiptir.

2.     Kayıt süresi açısından elektronik kayıt ve elektronik defter hükümlerine tabidir, yani mali mühür yapıldığı an, bir daha değiştirilemez.

3.     E-fatura yeni bir belge türü değildir, kağıt fatura ile aynı hukuki niteliklere sahiptir.

4.     Kapsama giren mükellefler:

a.5015 sayılı Petrol piyasası kanunu kapsamında madeni yağ lisansına sahip olanlar ile bunlardan 2011 takvim yılında mül alan mükelleflerden 25.000.000 TL. brüt satış hasılatına sahip olanlar

b. 6/6/2002 tarihli ve 4760 sayılı Özel Tüketim Vergisi Kanununa ekli (III) sayılı listedeki malları imal, inşa veya ithal edenler ile bunlardan 2011 takvim yılında mal alan mükelleflerden 31/12/2011 tarihi itibariyle asgari 10 Milyon TL brüt satış hasılatına sahip olanlar.

c. Zorunluluk getirilen mükellefler mal alış ve satışlarını 01.04.2014 tarihinden itibaren elektronik fatura olarak göndermeleri ve almaları zorunludur.

d. Elektronik Fatura Uygulamasından yararlanan kayıtlı kullanıcıların güncel listesi www.efatura.gov.tr internet adresinden yayımlanacaktır.

e. Elektronik Fatura Uygulamasından yararlanan mükellefler fatura düzenlemeden önce muhatabın www.efatura.gov.tr internet adresinde yer alan kayıtlı kullanıcı listesine kayıtlı olup olmadığını kontrol edecekler, kayıtlı kullanıcı ise elektronik fatura, kayıtlı kullanıcı değilse kâğıt fatura düzenleyeceklerdir.

 f. e-fatura tebliği kapsamındaki mükelleflerden mal veya hizmet alan ve belirlenen hadlerin altında kalan mükelleflerin de istemeleri halinde elektronik defter ve elektronik fatura uygulamalarından yararlanabilecekleri tabiidir.

g.Tam bölünme, birleşme veya tür değişikliğinde ortaya çıkan yeni tüzel kişiler de e-fatura uygulamasına geçmek ve e-defter kullanmak zorundadır ve işlemin ticaret siciline tescilinden itibaren 3 ay içinde uygulamaya geçmek zorundadırlar.

 

                E FATURA İLE İLGİLİ AÇIKLAMALAR:

                E-atura, belirli bir formatta standart hale getirilmiş, değiştirilemez bir şekilde mühürlenmiş, satıcı ve alıcı arasında güvenli, zaman ve maliyet tasarrufu sağlayan elektronik belgedir. E-Fatura, kâğıt fatura ile aynı hukuki niteliklere sahiptir.

E-Fatura düzenlemeleri, Maliye Bakanlığı Gelir İdaresi Başkanlığı (GİB) tarafından, 397-416-424-433-446-447 ve 448 Sayılı Vergi Usul Kanunu (VUK) Genel Tebliğleri ile yapılmıştır.

E-Fatura düzenlemeleri, formatları ve standartları hakkında ayrıntılı bilgiler www.efatura.gov.tr internet adresinde yer almaktadır.

                Vergi Usul Kanunu 397 sayılı tebliğe göre :

Bu Tebliğde düzenlenen e-Fatura, yeni bir belge türü olmayıp, kağıt fatura ile aynı hukuki niteliklere sahiptir.

                 Elektronik fatura uygulamasına kayıtlı mükelleflerin birbirlerine sattıkları mallar ve ifa ettikleri hizmetler için düzenledikleri faturaları 1/4/2014 tarihinden itibaren elektronik fatura olarak göndermeleri ve almaları zorunludur. Elektronik fatura uygulamasına kayıtlı olan mükellefler kayıtlı olmayan mükelleflere yaptıkları mal teslimi ve hizmet ifası için genel hükümler çerçevesinde kağıt fatura düzenlemeye devam edeceklerdir.

                Mükellefler e-Fatura düzenlerken, e-fatura tebliğinde belirtilmeyen hususlarda süreler başta olmak üzere Vergi Usul Kanunu ve ilgili diğer kanun ve düzenlemelerde yer alan usul ve esaslara uymak zorundadır.

 e-Fatura Uygulamasından Yararlanma

İzin alınması esastır.           Uygulamadan yararlanmak isteyen mükelleflerin, başvuru işlemlerini www.efatura.gov.tr internet adresinde yayımlanan başvuru kılavuzuna uygun olarak yerine getirmeleri gerekmektedir.

     Başkanlık tarafından yapılan değerlendirme sonrasında başvuruları uygun bulunan mükelleflerin kullanıcı hesapları Başkanlıkça tanımlanacak ve aktive edilecektir.

     Bu işlemlerin tamamlanmasının ardından kullanıcı hesabı aracılığı ile e-Fatura gönderme ve/veya alma işlemleri gerçekleştirilecektir.

     Tüzel kişi mükellef olmayan ve e-fatura göndermek ve/veya almak isteyen kurum, kuruluş ve işletmelerin uygulama karşısındaki durumu ve uygulamadan yararlanma prosedürleri, yapacakları başvuru üzerine Başkanlık tarafından belirlenecektir.

 

 e-Faturanın Muhafaza ve İbraz Yükümlülüğü

     Vergi Usul Kanununun ilgili hükümlerine göre mükellefler, gerek düzenledikleri gerekse adlarına düzenlenen faturaları, yasal süreler dahilinde muhafaza ve istendiğinde ibraz etmekle yükümlüdürler.

 Mali Mühür

    Vergi Usul Kanunu kapsamında yapılacak düzenlemeler çerçevesinde kullanılmak üzere, tüzel kişi, diğer kurum, kuruluş, işletmelere ve istemeleri halinde gerçek kişi mükelleflere ait veri bütünlüğünün, kaynağın ve içeriğin garanti altına alınması ile gerekli durumlarda gizliliğin sağlanması fonksiyonlarının yerine getirilmesi amacı ile oluşturulan ve e-Fatura Uygulaması bünyesinde yapılan işlemlerde kullanılması zorunlu olan Mali Mühür, Başkanlık adına TÜBİTAK-UEKAE tarafından hazırlanan elektronik sertifika alt yapısını ifade etmektedir.

Mali Mühürün başvuru, işleyiş ve kullanımı ile ilgili tüm bilgi ve belgeler http://mm.kamusm.gov.tr internet sitesinde yer almaktadır.

    e-Fatura uygulamasından yararlanan mükellefler ile diğer kurum, kuruluş ve işletmelerin e-faturalarını kendi mali mühür sertifikaları ile onaylamaları veya nitelikli elektronik sertifikaları ile imzalamaları esastır.

 Vergi Usul Kanunu Kapsamında Düzenlenen Diğer Belgeler

     e-Fatura Uygulaması, Vergi Usul Kanunu kapsamında düzenlenmesi zorunlu olan fatura dışında kalan belgelerin de taraflar arasında dolaşımına imkan verecek şekilde tasarlanmıştır. Bu çerçevede, taraflar arasında elektronik belge olarak dolaşımı Başkanlıkça uygun bulunanlar, ilgili format ve standartların duyurulmasının ardından, e-Fatura Uygulaması aracılığı ile gönderilip alınabilecektir.

Elektronik ortamda oluşturulan faturanın kâğıt ortamında teslimi halinde baskı işlemi mükellefin kendisi tarafından yapılabilir. İsteyen mükellefler baskı işini anlaşmalı matbaa işletmelerine veya özel entegratörlere de yaptırabilir. Bu durumda anlaşmalı matbaa işletmeleri veya özel entegratörler tarafından Başkanlığa herhangi bir bildirim yapılmaz.

     Vergi Usul Kanununun faturanın nizamına ilişkin hükümlerine göre faturaların baş tarafında iş sahibinin veya namına imzaya mezun olanların imzasının bulunması mecburidir.

     Bu hükme göre, vergi uygulamaları bakımından faturada imzanın bulunması zorunlu olmakla beraber, faturanın şekil ve nizamına ilişkin esaslara riayet edilmek şartıyla, düzenleme tarihinde imzaya yetkili olanın imzasının notere tasdik ettirilip basım sırasında fatura üzerine yazdırılmak suretiyle faturanın (hazır imzalı olarak) kullanılabilmesi mümkündür.

     e-Arşiv Uygulaması kapsamında düzenlenen faturada, düzenleme tarihi

yanında düzenleme zamanının da saat ve dakika olarak gösterilmesi zorunludur.

e-Fatura Uygulamasına Kayıtlı Olmayan Mükelleflere Faturanın Teslimi

     e-Fatura Uygulamasına kayıtlı olmayan mükelleflere e-Arşiv Uygulaması kapsamında düzenlenen faturanın kâğıt ortamında teslim edilmesi esastır. Ancak e-arşiv Uygulaması kapsamında düzenlenen faturalar, alıcısının talebi doğrultusunda ve www.efatura.gov.tr internet adresinde yayımlanan e-fatura format ve standardının kullanılması ve de söz konusu faturanın basılabilir görüntüsünün eklenmesi koşuluyla e-fatura uygulamasına kayıtlı olmayan mükelleflere elektronik ortamda da iletilebilecektir.

Vergi Mükellefi Olmayanlara Faturanın Teslimi

     e-Arşiv Uygulaması kapsamında, bu Tebliğin 3-c bendine göre vergi mükellefi olmayanlara düzenlenen fatura, alıcının rızasına bağlı olarak kâğıt veya elektronik ortamda teslim edilir.

     Vergi mükellefi olmayan alıcı tarafından elektronik ortamda teslimi istenen fatura internet dâhil olmak üzere her türlü elektronik araç ve ortamlar vasıtasıyla iletilebilir.

     Vergi mükellefi olmayanlara yapılan satışlarda fatura, malın teslimi ya da

hizmetin ifası anında elektronik ortamda iletiliyorsa müşteriye bu faturanın kâğıt çıktısı verilir. Bu durumda çıktının satıcı veya yetkilisi tarafından imzalanması zorunludur. Bu imkândan yararlanabilmek için faturanın malın teslimi anında düzenlenmesi zorunludur.

"Başkanlık tarafından  Tebliğde ve www.efatura.gov.tr internet adresinde

yayımlanan teknik kılavuzlarda yer alan usul ve esaslara aykırı biçimde e-Fatura düzenleyen mükellefler hakkında, işledikleri fiile göre Vergi Usul Kanununda öngörülen cezalar uygulanır.

 

 Tebliğ kapsamında bilgi işlem sistemlerinin entegrasyonu yöntemiyle elektronik

fatura uygulamasından yararlanan mükellefler, sistemlerini kesintisiz 7 gün 24 saat fatura ve ilgili mesajları alabilir ve gönderebilir halde açık tutmak zorundadırlar.

Elektronik fatura uygulamasına dâhil olan mükelleflerin elektronik fatura uygulamasına kayıtlı olan diğer mükelleflere düzenleyecekleri faturaların elektronik fatura olması zorunludur. Bu zorunluluğa uymayan mükellefler hakkında Vergi Usul Kanununda öngörülen cezai hükümler uygulanacaktır.

     Elektronik fatura uygulamasına dâhil olan mükelleflerin, elektronik fatura

uygulamasına kayıtlı olan diğer mükellefler tarafından gönderilen elektronik faturaları almaları zorunludur. Bu zorunluluğa uymayan mükellefler hakkında Vergi Usul Kanununun ilgili hükümlerinde belirtilen fatura almayan mükelleflere tatbik olunan cezai hükümlerin uygulanacağı tabiidir."

e-Fatura düzenleme yetkisi bulunan mükelleflerin gerek kendi sistemlerinde

gerekse e-Fatura Uygulamasında meydana gelebilecek arıza ve kesinti durumlarında fatura düzenleyebilmek için yeteri kadar basılı kağıt fatura bulundurmaları zorunludur. Yani gerektiğinde elektronik fatura yerine basılı fatura da kullanılabilecektir.

 

 

Cevdet Akçakoca

Yeminli Mali Müşavir