Bursa, 24.Mayıs.2010
FATURA DÜZENLEME-İTİRAZ VE KAYIT SÜRELERİ
Muhasebenin esası yapılan bir takım masrafların işlenmesi ve bunun karşılığında yapılan satışlarla elde hasılatın tesbit edilerek kar ve zararın bilinmesi, daha sonra da devletle ilişkilerin yani vergi görevinin ve ortaklarla ilişkilerin yani kar dağıtma görevinin yerine getirilmesini sağlamaktır diyebiliriz.
Muhasebenin benim tarifim olan bu görevlerini yerine getirebilmesi için öncelikle kayıt evraklarından faturanın ne olduğunu, nasıl ve hangi sürelerde kaydedileceğinin bilinmesi gerekir.
Bu yazımız, biraz sıkıcı olabilecektir. Çünkü yazımızda bazı kanun maddelerini olduğu gibi, hiçbir kelimesini değiştirmeden yazımıza kopya edeceğiz, yeni nesil için bazı kelimelerin anlaşılması zor olacaktır.
Yazımızda özellikle 3 konuyu öne çıkarıyoruz.
1. Faturanın alıcıya ulaşmasından itibaren itiraz süresi
2. Malın alındığı veya satıldığı tarihten itibaren faturanın tanzim süresi
3. Faturanın tanziminden itibaren kanuni kayıtlara alınması süresi
1.FATURANIN ALICIYA ULAŞMASINDAN İTİBAREN İTİRAZ SÜRESİ.
Faturanın ispat kuvveti, yargıda geçerli olabilmesi için bu bölüm
çok önemli olduğu için öne alınmıştır.
Türk Ticaret Kanununun 23. maddesinde fatura konusu ele alınmış olup özellikle Türk Ticaret Kanunu açısından faturada bulunması gerekli olan bilgiler ve bilhassa faturanın içeriğine itiraz edilebilmesi konusu düzenlenmiştir.
TTK Madde 23.
Ticari İşletmesi icabı bir mal satmış veya imal etmiş veyahut bir iş görmüş yahut bir menfaat temin etmiş olan tacirden, diğer taraf, kendisine bir fatura verilmesini ve bedeli ödenmiş ise bunun da faturada gösterilmesini isteyebilir.
Bir faturayı alan kimse, aldığı tarihten itibaren sekiz (8) gün içinde münderecatı (içeriği) hakkında bir itirazda bulunmamışsa münderecatını kabul etmiş sayılır.
Şifahen, telefon veya telgrafla yapılan mukavelelerin veya beyanların muhtevasını teyit eden bir yazıyı alan kimse, aldığı tarihten itibaren sekiz (8) gün içinde bir itirazda bulunmamışsa teyit mektubunun yapılan mukaveleye ve beyanlara uygun olduğunu kabul etmiş sayılır.
Türk Ticaret kanununun 23. maddesi faturanın alındığı tarihten itibaren içeriğine (8) gün içinde itiraz edilebileceğini, aksi takdirde faturanın içeriği yanlış bile olsa kabul etmiş sayılacağını açıklamaktadır.
Türk Ticaret Kanunu bu maddesi ile ticari uygulamayı düzenlemiştir. Bütün işletmelerin, firmaların bu (8) günlük süreyi önemsemeleri ve faturanın firmaya geldiği tarihten itibaren satınalma, kalite kontrol gibi muhtelif kısımlar tarafından yapılan uygunluk denetiminin (8) sekiz gün içinde tamamlanması gereklidir. Aksi takdirde faturanın isbat kuvvetinde zayıflama olur ve yargıda karşı taraf daha güçlü hale gelir.
Türk Ticaret Kanununa göre faturayı aldık ve kontrolünü (8) gün içinde yaparak muhasebenin ilgili birimine ulaştırmak mecburiyetinde olduğumuzu böylece anladık diyoruz. Peki ama diğer yasalarda fatura nedir, ne değildir, kimler fatura kesmek ve kimler almak zorundadır ve hangi sürede fatura tanzim edilip firmaya ulaştıracaktır. Bu konular ise Vergi Usul Kanunumuzda düzenlenmiştir.
2. MALIN ALINDIĞI VEYA SATILDIĞI TARİHTEN İTİBAREN FATURANIN TANZİM SÜRESİ
Bu maddenin açıklaması için vergi usul kanununun ilgili ispat edici
kağıtlar ve kayıtların tevsiki (yani ispat edilmesi konusundaki hükümlerinden yararlanmak zorundayız.
VUK. Madde 227 –İspat edici kağıtlar
Bir kanunda aksine hüküm olmadıkça, bu kanuna göre tutulan ve üçüncü şahıslarla olan münasebet ve muamelelere ait olan kayıtların tevsiki mecburidir.
Defter tutmak mecburiyetinde olmayan mükellefler vergi matrahlarının tesbiti ile ilgili giderlerini tevsike mecburdurlar.
Bu kanuna göre kullanılan veya bu kanunun Maliye ve Gümrük Bakanlığına verdiği yetkiye dayanılarak , kullanma mecburiyeti getirilen belgelerin, öngörülen zorunlu bilgileri taşımaması halinde bu belgeler vergi kanunları bakımından hiç düzenlenmemiş sayılır.
Maliye ve Gümrük Bakanlığı , düzenlenmesi mecburi olan belgelerde bulunması gereken zorunlu bilgileri belirlemeye ve bu belgelerden uygun gördüklerine , düzenlenme saatinin yazılması mecburiyetini getirmeye yetkilidir.
Türk Ticaret Kanununun ticari hükümleri önde tutarak yaptığı fatura tarifine karşılık vergi usul kanununun fatura tarifi,şekli ve nizamı (esasları) aşağıdaki gibidir.
VUK Madde 229 – Faturanın tarifi
Fatura, satılan emtia veya yapılan iş karşılığında müşterinin borçlandığı meblağı göstermek üzere emtiayı satan veya işi yapan tüccar tarafından müşteriye verilen ticari vesikadır.
VUK Madde 230 – Faturanın Şekli
Faturada en az aşağıdaki bilgiler bulunur:
1. Faturanın düzenlenme tarihi seri ve sıra numarası;
2. Faturayı düzenleyenin adı, varsa ticaret unvanı, iş adresi, bağlı olduğu vergi dairesi ve hesap numarası;
3. Müşterinin adı, ticaret unvanı, adresi, varsa vergi dairesi ve hesap numarası;
4. Malın veya işin nev''i, miktarı, fiyatı ve tutarı;
5. Satılan malların teslim tarihi ve irsaliye numarası, (Malın alıcıya teslim edilmek üzere satıcı tarafından taşındığı veya taşıttırıldığı hallerde satıcının, teslim edilen malın alıcı tarafından taşınması veya taşıttırılması halinde alıcının taşınan veya taşıttırılan mallar için sevk irsaliyesi düzenlemesi ve taşıtta bulundurulması şarttır.
Malın, bir mükellefin birden çok iş yerleri ile şubeleri arasında taşındığı veya satılmak üzere bir komisyoncu veya diğer bir aracıya gönderildiği hallerde de, malın gönderen tarafından sevk irsaliyesine bağlanması gereklidir. Bu bentte yazılı irsaliyeler hakkında fiyat ve bedel ile ilgili bilgiler hariç olmak üzere, bu Madde hükmü ile 231 inci Madde hükmü uygulanır. İrsaliyelerde malın nereye ve kime gönderildiği ayrıca belirtilir.
Şu kadar ki nihai tüketicilerin tüketim amacıyla perakende olarak satın aldıkları malları kendilerinin taşıması veya taşıttırması halinde bu mallara ait fatura veya perakende satış fişinin bulunması şartıyla sevk irsaliyesi aranmaz.
VUK Madde 231 – Fatura Nizamı
Faturanın düzenlenmesinde aşağıdaki kaidelere uyulur:
1. Faturalar sıra numarası dahilinde teselsül ettirilir. Aynı müessesenin muhtelif şube ve kısımlarında her biri aynı numara ile başlamak üzere ayrı ayrı fatura kullanıldığı takdirde bu faturalara şube ve kısımlarına göre şube veya kısmın isimlerinin yazılması veya özel işaretle seri tefriki yapılması mecburidir.
2. Faturalar mürekkeple, makine ile veya kopya kurşun kalemi ile doldurulur.
3. Faturalar en az bir asıl ve bir örnek olarak düzenlenir. Birden fazla örnek düzenlendiği takdirde her birine kaçıncı örnek olduğu işaret edilir.
4. Faturaların baş tarafında iş sahibinin veya namına imzaya mezun olanların imzası bulunur.
5. Fatura, malın teslimi veya hizmetin yapıldığı tarihten itibaren azami yedi (7) gün içinde düzenlenir. Bu süre içerisinde düzenlenmeyen faturalar hiç düzenlenmemiş sayılır.
6.) Bu Kanunun 232 nci Maddesinin birinci fıkrasına göre fatura düzenlemek zorunda olanlar, müşterinin adı ve soyadı ile bağlı olduğu vergi dairesi ve hesap numarasının doğruluğundan sorumludur. (Ancak bu sorumluluk, aynı Maddenin 2 nci fıkrasının uygulandığı halleri kapsamaz.) Fatura düzenleyenin istemesi halinde müşteri kimliğini ve vergi dairesi hesap numarasını gösterir belgeyi ibraz etmek zorundadır.
VUK Madde 232 – Fatura Kullanma Mecburiyeti
Birinci ve ikinci sınıf tüccarlar kazancı basit usulde tespit edilenlerle (...) defter tutmak mecburiyetinde olan çiftçiler:
1. Birinci ve ikinci sınıf tüccarlara;
2. Serbest meslek erbabına;
3. Kazançları basit usulde tesbit olunan tüccarlara; (...)
4. Defter tutmak mecburiyetinde olan çiftçilere;
5. Vergiden muaf esnafa.
Sattıkları emtia veya yaptıkları işler için fatura vermek ve bunlara da fatura istemek ve almak mecburiyetindedirler.
Yukarıdakiler dışında kalanların, birinci ve ikinci sınıf tüccarlar ile kazancı basit usulde tespit edilenlerden ve defter tutmak mecburiyetinde olan çiftçilerden (...) satın aldıkları emtia veya onlara yaptırdıkları iş bedelinin 680 lirayı geçmesi veya bedeli 680 liradan az olsa dahi istemeleri halinde emtiayı satanın veya işi yapanın fatura vermesi mecburidir.
Bu bölümde özellikle faturanın Vergi Usul Kanunu açısından hangi bilgileri taşıması gerektiği, hangi miktarlar için fatura tanzim edilmesi gerektiği ve özellikle faturanın malın tesliminden itibaren tanzim edilme süresi açıklanmaktadır.
Faturanın malın teslimi anında aynı tarihle veya yine teslim ve sevk irsaliyesi tarihinden itibaren (7) gün içinde tanzim edilmesi esastır. Ancak, fatura tanziminde gerek Vergi Usul Kanunu açısından ve gerekse Katma Değer Vergisi Kanunu açısından bu (7) günlük tanzim süresinin geçerli olmayacağı durumlar vardır.
Genel prensip faturanın ay atlamamasıdır. Eğer ayın 15 inde mal teslim alınmış ve irsaliye tanzim edilmişse, 7 gün içinde yani 21 inde fatura tanzim edilebilir, ancak mal ayın 26 sında teslim edilmişse faturanın tanzim tarihi ya 26 olacak veya en son (7) günlük süre içinde olan ayın 30 veya ( 31 ) i olabilecektir. Okuyucular ve uygulayıcıların bu özel duruma dikkat ederek fatura tanzim etmeleri ve fatura tanziminde ay atlanmaması gereklidir.
3. FATURANIN TANZİMİNDEN İTİBAREN KANUNİ KAYITLARA ALINMASI SÜRESİ
Madde 219 - Kayıt Zamanı
Muameleler defterlere zamanında kaydedilir. Şöyle ki:
a) Muamelelerin işin hacmine ve icabına uygun olarak muhasebenin intizam ve vuzuhunu bozmayacak bir zaman zarfında kaydedilmesi şarttır. Bu gibi kayıtların (10) on günden fazla geciktirilmesi caiz değildir.
b) Kayıtlarını devamlı olarak muhasebe fişleri, primanota ve bordro gibi yetkili amirlerin imza ve parafını taşıyan mazbut vesikalara dayanarak yürüten müesseselerde, muamelelerin bunlara işlenmesi, deftere işlenmesi hükmündedir. Ancak bu kayıtlar, muamelelerin esas defterlere 45 (kırkbeş) günden daha geç intikal ettirilmesine cevap vermez.
c) Günlük kasa, günlük, perakende satış ve hasılat defterleri ile serbest meslek kazanç defterine muameleler günü gününe kaydedilir
Buraya kadar yapılan açıklamalardan şu sonuçlara varıyoruz.
a. Bir malın faturası teslim tarihinden itibaren 7 gün içinde veya diğer
bir ifade ile en geç (7) gün içinde tanzim edilecektir.
b. Tanzim edilen faturanın içeriğinde olan mal ve hizmetlerin miktarı,
tutarı ve cinsine ait itirazlar (8) gün içinde yapılacaktır. Dolayısıyla işletmelerin veya firmaların organizasyonlarını fatura incelemelerini 8 gün içinde bitirip itiraz edebilecek şekilde düzenlemeleri ve bu faturaları en kısa sürede muhasebe kayıtlarına alabilmek için muhasebeye iletmeleri gerekir.
c. Faturaların normal olarak (10) gün içinde, fiş, primanota gibi
vesikalarla yapılan kayıtlarda ise 45 gün içinde muhasebeye kaydedilmesi gerekir.
Bu yazımızda belirtilen esaslara uyulduğu takdirde, herhangi bir
ihtilaf, anlaşmazlık halinde mahkemelere başvurulduğunda firmamız ispat kuvveti açısından karşı tarafa karşı daha üstün durumda olacaktır. Zamanında yapılan fatura tanzimi ve muhasebe kayıtları sonucunda ise firmanın bilanço ve kar zarar hesapları her ay sonunda 10-15 gün içinde tanzim edilebilecek ve firmalar atacağı adımlar için sağlam bilgi ve belgelere sahip olacak ve ilerisi için daha sağlıklı kararlar verebilecektir.
Cevdet Akçakoca
Yeminli Mali Müşavir